Documentación, seguimiento y reporte de cada importación, al día.
Lee tus mails y adjuntos, arma y controla el legajo de cada operación, te dice en qué está cada embarque y qué falta, y te deja el reporte hecho. Nadie carga nada.
Se empieza así: reenvianos los mails de una operación y te la devolvemos armada, con lo que falta y lo que no coincide.
No coincide
Menaje de cocina · ítem 3. Lo debe aclarar el proveedor.
| Operación | Proforma | Factura | Packing | BL | Despacho | Pendientes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Menaje de cocinaEn tránsito | Falta | No coincide | No coincide | No coincide | Todavía no toca | 8 |
| Repuestos para envasadoraEn aduana | Falta | Está | Está | Está | Está | 3 |
De la demo, con operaciones y empresas de ejemplo.
Trabaja con los papeles de siempre
- Proforma
- Factura comercial
- Packing list
- BL o guía aérea
- Certificado de origen
- Presupuestos
- Comprobantes
Por qué.
¿Por qué me tendría que importar?
Una importación son muchos papeles y varias personas a las que perseguir.
- 01
Los papeles llegan sueltos.
La proforma, la factura, el packing y el BL, cada uno en un mail o un WhatsApp distinto.
- 02
Lo que no coincide aparece tarde.
Una diferencia entre la factura y el packing se descubre en el despacho, cuando cuesta más.
- 03
El seguimiento vive en la cabeza de alguien.
Si esa persona se toma vacaciones, nadie sabe en qué está cada embarque.
Qué.
¿Qué hace, exactamente?
No es otro sistema para cargar. Si quien lleva tus importaciones también hace compras o administración, el empleado digital le saca los papeles de encima.
Un empleado, cinco tareas. Cada una le pasa la posta a la siguiente.
Arma
Cada papel en su operación, con el mail que lo trajo.
Le pasa a ControlaControla
Lo que no coincide entre factura, packing y BL.
Le pasa a SigueSigue
Qué falta en cada embarque y quién lo debe.
Le pasa a CoordinaCoordina
El pedido a quien lo debe, ya escrito.
Le pasa a InformaInforma
El reporte de todas tus operaciones, sin tipearlo.
La misma operación, repartida entre el mail, el Excel, el Drive y el WhatsApp.
- MAILRE: RE: FW: shipping docs (3)Mail · casilla de comprasFactura comercialDel proveedor · mail del 24-agoNo coincide
- XLSpacking FINAL v3 (2).xlsxExcel · en DescargasPacking listDel proveedor · mismo mailNo coincide
- WAIMG_4471.jpgWhatsApp · foto del forwarderConocimiento de embarqueDel forwarder · 26-agoEstá
- DRIVECarpeta sin título / swift.pdfDrive · de otra personaComprobante de pago del 30 %Del banco · 12-agoEstá
- MAILFwd: presupuesto (ver adjunto)Mail · casilla personalPresupuesto del despachanteDel despachante · 2-sepEstá
- NOTA¿Pedir cert. de origen?Papelito en el monitorCertificado de origenLo debe el proveedor · hace 6 díasFalta
Cada papel, con el mail o el archivo que lo trajo. Ejemplo ilustrativo.
El puesto, como lo piden las empresas
Lo que le piden a quien lleva comercio exterior.
Lo que piden los importadores para este puesto, y lo que hace este empleado digital.
- Armar y controlar la documentaciónYa se ve en la demo
- Seguimiento de embarquesEn qué está cada operación, según sus papeles y sus fechas.Ya se ve en la demo
- Reportes e indicadoresLa tabla de operaciones y su descarga.Ya se ve en la demo
- Coordinar con proveedores del exterior, despachante y forwarderEl pedido ya sale redactado. El envío automático, con tus reglas, está en camino.En parte
- Pagos al exteriorEl legajo de cada operación para el banco.En camino
- Costeo de la importaciónMuestra el presupuesto de tu despachante.No calcula
- Archivo de legajosYa se ve en la demo
- Clasificación arancelariaA propósito: la decide y la firma tu despachante.No lo hace
Cómo.
¿Cómo trabaja? ¿Es seguro?
Quién decide
Tu operación, tus reglas. Vos decidís.
Con tus reglas
Aprende a quién se le pide cada papel y cómo. Hoy el pedido sale redactado y lo mandás vos; cuando el envío automático esté listo, podrá trabajar solo con esas reglas.
A la vista
Cada dato se ve al lado del papel del que salió, y lo dudoso queda marcado «a confirmar».
Se corrige tocándolo
Si algo se leyó mal, lo corregís en el momento. Queda marcado y lo leído no se pierde.
No clasifica ni calcula tributos
La posición y los números los da tu despachante, que es quien firma.
Tu despachante sigue siendo tu despachante
Recibe la documentación completa y cruzada.
Tus datos, solo tuyos
Los ve tu empresa y nuestro equipo. Si no seguimos, los borramos cuando nos lo pidas o a los 30 días.
Arma En PDF o en foto
Cada papel en su operación, sin abrir un adjunto.
Le reenviás los mails y los lee: facturas, packing, BL, proformas, fichas técnicas, presupuestos y comprobantes, en PDF o en foto. Cada papel cae en la operación que corresponde, con el mail que lo trajo.
- Te ahorrabajar, renombrar y ordenar adjuntos, y buscar en la casilla qué llegó de cuál operación.
- EstadoYa se ve en la demo
Controla Los dos papeles al lado
Lo que no coincide, antes de que llegue al despachante.
Cruza cantidades, pesos, bultos e incoterm entre factura, packing y BL, y te muestra cada diferencia con los dos papeles al lado, para que la carga no se trabe por un papel.
- Te ahorracomparar los papeles línea por línea, y el error que aparece recién en la aduana.
- EstadoYa se ve en la demo
Sigue Por quién tiene la pelota
El seguimiento de cada embarque: qué falta y quién lo debe.
En qué está cada operación y una lista de pendientes ordenada por quién tiene la pelota —el proveedor, el forwarder, el despachante o vos—, con los días que lleva abierto cada uno.
- Te ahorrael Excel de seguimiento que alguien tiene que acordarse de actualizar.
- EstadoYa se ve en la demo
Coordina En español o en inglés
El pedido a tu proveedor, tu forwarder o tu despachante, ya escrito.
Cuando algo falta o no coincide, el mensaje para quien lo debe ya está redactado, con lo que hace falta y desde cuándo, en español o en inglés. Sale desde tu casilla, a tu nombre. Y cuando vos quieras, lo pide y lo sigue solo, con tus reglas: a quién, por dónde y cada cuánto insistir.
- Te ahorraredactar y reescribir cada pedido, con los datos a mano.
- EstadoRedactado: ya se ve en la demo Envío automático: en camino
Informa Se descarga a tu Excel
El reporte de tus importaciones, sin tipearlo.
La tabla de todas tus operaciones: en qué está cada una, qué papeles tiene y cuántos pendientes. Se mira por cliente o por proveedor, se descarga para tu Excel y cada operación se comparte con un link de solo lectura: si alguien se va de vacaciones, otro la retoma.
- Te ahorraarmar a mano el reporte de importaciones cada vez que te lo piden, y rearmar todo cuando se va quien lleva las operaciones.
- EstadoYa se ve en la demo
Dónde estamos
Lo que ya se ve, y lo que armamos con vos.
Lo que hace desde el primer día, y lo que se suma con tu operación.
Ya se ve en la demo Hoy
- Lectura de mails y adjuntos, y legajo de cada operación.
- Cruce entre papeles y lista de pendientes, con el mensaje escrito.
- Vista por cliente o proveedor, y descarga en CSV.
- Corrección tocando el dato, y link de solo lectura por operación.
Lo que armamos con vos En camino
- Una casilla en copia para el día a día, además de reenviar.
- Pedir lo que falta solo, con tus reglas, y seguir la respuesta.
- Preguntarle por WhatsApp «¿qué falta de esta operación?».
- El legajo de cada operación para el banco, para los pagos al exterior.
Preguntas
Antes de pasarle una operación.
¿No es mejor contratar a alguien?
Si quien lleva tus importaciones también hace compras o administración, le saca los papeles de encima para que se ocupe de negociar y decidir. Y si se toma vacaciones, cualquiera retoma la operación.
¿Tengo que cambiar cómo trabajo?
No. Seguís con tu mail y tu WhatsApp. Para empezar alcanza con reenviarle los mails de una operación; no hay nada que instalar ni cargar.
¿Reemplaza a mi despachante?
No. Tu despachante sigue siendo tu despachante y recibe la documentación completa y cruzada. El empleado digital cubre el trabajo documental del lado de tu empresa.
¿Clasifica o calcula tributos?
No, a propósito. La posición arancelaria y los tributos los decide y los firma tu despachante. El empleado digital toma esos datos y los muestra como parte del legajo.
¿Y si lee algo mal?
Lo dudoso llega marcado «a confirmar». Si algo se leyó mal, lo corregís tocando el dato: queda marcado y lo leído originalmente no se pierde.
¿Se conecta con mi Drive o con mi Excel?
Hoy le reenviás los mails de cada operación. Conectarlo con tu Drive o tu Excel lo armamos con vos.
¿Qué pasa con mis datos?
Los ve solo tu empresa y nuestro equipo. Para leerlos usamos modelos de IA de terceros. Si no seguimos, borramos todo cuando nos lo pidas o a los 30 días.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántas operaciones lleves. No tenemos una tabla de precios: lo vemos en una conversación por WhatsApp, con tu caso adelante.
Ahora.
Bueno, ¿por dónde empiezo?
Cuánto tiempo te devuelve
Hacé la cuenta con tus números.
No te prometemos una cifra: depende de cuántas operaciones lleves y cuánto tiempo te llevan hoy. En la prueba la medimos con tus operaciones.
Cómo se incorpora
Lo primero: reenvianos los mails de una operación.
- 01
Conversamos
Nos escribís por WhatsApp y nos contás cuántas operaciones llevás y quién se ocupa hoy de la documentación.
- 02
Le pasás una operación
En curso o ya cerrada: reenviás los mails y te la devuelve armada, con lo que falta y lo que no coincide.
- 03
Decidís vos
La miramos juntos. Si te sirve, hablamos de cómo sigue y de cuánto cuesta en tu caso. Si no, se borra todo.
Pasale una operación.
Reenvianos los mails de una operación y te la devolvemos armada. Te contesta una persona, por WhatsApp.